Tutorial Como criar uma base de dados no Excel

As ferramentas de base de dados do Excel não só são fáceis de usar como são capazes de dar grandes resultados. Com o Excel poderá criar uma simples tabela de dados, inserir os dados através de um interface na forma de formulário e de seguida pesquisar os dados guardados para encontrar a informação que procura. Como os seus dados estão numa folha de cálculo, poderá ainda usar os comandos de ordenamento do Excel.

No projecto deste mês, aprenderá a usar as ferramentas de base de dados do Excel, para criar uma simples base de dados por forma a guardar os detalhes da sua colecção de CDs. Com ela, poderá inserir a informação dos CDs que tem, localizá-los por título ou artista e ter mesmo uma lista ordenada dos seus CDs. Ou seja, estas são precisamente algumas das opções que teria, se utilizasse um programa de base de dados. Depois de criar uma simples base de dados, já terá os conhecimentos suficientes para gerir outras no Excel.
Esta base de dados de exemplo foi criada usando o Excel 2000, mas também funcionaria com o Excel 97.

Tabela de dados básica

1 Comece por trabalhar num novo ficheiro. Escreva os cabeçalhos a partir dos quais irá guardar as informações. Para este exemplo de base de dados, escrevemos os seguintes títulos:
A1 CD Collection
A3 CD Number
B3 Title
C3 Artist
D3 Genre
E3 Date purchased
F3 Costs.

2 Como queremos numerar os CDs automaticamente, escreva o número 1 na célula A4 e A4+1 na A5.
Com isto o Excel irá poder numerar automaticamente os seus dados.

3 Escreva os detalhes de dois CDs da sua colecção para que possa ter alguns dados com que trabalhar. Se não tem os seus CDs à mão, copie as ocorrências que usámos.

4 Formate as células dos cabeçalhos de A1 até F3. Para centrar os títulos seleccione as células A1:F1 e escolha Formatar, Células e Alinhamento. Active o Unir células e, da lista da opção Na horizontal, escolha Centro. Ajuste a largura da coluna e formate os câmbios e dados, para que os seus dados sejam mais rapidamente interpretados.

5 Para formatar as linhas de dados, de modo a manter uma formatação diferente às linhas adjacentes, aplique um formato condicional. Para o fazer, seleccione A4:F5 e escolha Formatar, Formatação Condicional.
Da lista seguinte, escolha A fórmula e escreva o seguinte:

=Mod(row(),2)=0

Seleccione o botão Formatar e crie um formato para a primeira linha de dados.

6 Clique em Adicionar e repita o passo anterior, para usar a formula seguinte:

=Mod(row(),2)=1

Deste modo terá um formato diferente que poderá ser aplicado nas linhas ímpares. Clique em Ok quando acabar.

Opções avançadas

1 Para encontrar os CDs de acordo com mais de que um critério – por exemplo, todos os CDs que custem menos de dois mil escudos e pertencem ao género Techno – terá de inserir os elementos na área correspondente e seleccionar Localizar Seguinte ou Localizar Anterior. No entanto, não se esqueça, para obter resultados, ambos os elementos têm de estar presentes, ou seja, as músicas têm de ser Techno e custar menos de dois mil escudos.

2 Por outras palavras, as buscas podem ter a forma de AND, mas nunca OR. Para fazer isto, terá de criar um filtro manualmente. Comece por fechar o formulário e copiar a linha dos títulos para a linha 3, a começar na céla H3, e outra a copiar para baixo desta, a começar na célula H7.

3 Seleccione as células entre H3 e M6 e escolha Inserir, Nome, definir. Agora dê um critério. Repita o processo, seleccionando as células H7 a M7 e escolhendo Inserir, Nome, Definir e coloque o nome de Exact.

4 Agora escreva os elementos de busca nas células compreendidas entre h3:M6(repare que o filtro está preparado para responder somente a duas entradas diferentes).

5 Para executar o filtro, escolha Dados, Filtro, Filtro avançado e seleccione a opção Copiar para localização, para logo após clicar em OK. Os resultados serão copiados para a área Extract que criou anteriormente.

6 Poderá gravar uma macro para executar este filtro, para eleminar a possibilidade de esquecer de seleccionar Copiar para outra localização (provocando depois bastando confusão nos seus dados). Para fazer isto, escolha Ferramentas, Macro, Gravar nova Macro. Escreva o nome da Macro RunAdvanceFilter e na lista Guardar macro em :, escolha Neste livro e clique em Ok.

7 Enquanto a macro estiver a ser gravada, execute o filtro seleccinando Dados, Filtro, Filtro avançado e escolhendo Copiar para outra localização e Ok. Agora clique em Parar gravação na barra de ferramentas Parar gravação ou escolha Ferramentas, Macro, Parar gravação.

8 Vá à barrade ferramentas Formulários e adicione um botão ao seu documento para executar a macro RunAdvancedFulter. Depois dê-lhe um nome.

9 Teste o novo botão alterando o critério na àrea de Critério. procure por títulos que tenham determinada palavra (por exemplo, «whoa»), ou que custem menos de dois mil escudos. Insira *whoa* na primeira linha por baixo do campo title e

10 Os dados ficarão em risco se os ordenar tal como estão neste momento. Tudo porque, cada célula na coluna A contem uma fórmula que faz referência a uma célula exterior à linha actual. Para manter a precisão enquanto ordena, guarde o ficheiro e copie o seu conteúdo da Folha 1 para uma nova Folha. Para fazer isto, escolha Editar, mover e Copiar Folha. Clique no botão Criar uma copia e clique em Ok.

11 Trabalhe agora nesta folha. Seleccione as células da coluna A e escolha Editar, Copiar. Sem alterar a selecção, escolha Editar, Colar especial, clique em Valores e Ok. as fórmulas transformam-se em numeros, para assim ordenar correctamente os dados.

12 Clique dentro da área de dados e escolha Dados, Ordenar. A partir deste momento poderá ordenar qualquer coluna na base de dados, seleccionando o cabeçalho da coluna e escolher o tipo de ordenação. Por exemplo, para ordenar por artistas e estes estarem ordenados pelo título, faça Artist, seguido de Title. Clique em Ok para ordenar. Quando acabar, elimine a folha do ficheiro escolhendo Editar, Eliminar folha. Repare que, se não usar fórmulas nos seus dados, poderá evitar ospassos 10 e 11.

Agora já sabe como criar uma base de dados no Exel, como inserir os dados, como usar buscas con AND e ainda criar formulários. Viu ainda como fazer buscas especifícas para usar OR e como ordenar os seus dados. Ou seja, neste momento já poderá criar as suas próprias bases de dados para guardar qualquer tipo de informação. Para saber mais sobre filtros avançados, especialmente como usar buscas AND e pesquisas mais complexas, procure Ajuda do Exel. Aqui, escreva no Assistente de respostas a expressão filtro avançado.

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